仕事をする時に欠かせないのがパソコン。
取引先と連絡のやり取りをする際には
メールを使うことで、
時間を選ばない、記録が残る、電話代も掛からないという
いくつものメリットがあります。
メールはとても簡単で便利ですが、
一度送信ボタンを押すと
その瞬間に相手に届いてしまうので、
宛先はもちろんのこと
内容にも気を付けたいもの。
メールを送信した直後に「しまった！」とならないために、
気を付けておきたいポイントを３つ紹介します。
どれも当たり前のことですが、
うっかりやってしまわないように
いま一度確認しておきましょう。
前株？後株？相手の名前には「様」も忘れずに
会社名は名前と同じ。
間違えないようにしたいものです。
「株式会社Ａ」なのに、
「Ａ株式会社」と逆になっているのを見かけることがあります。
相手の名前もそうです。
パソコンの場合、変換すると候補が出てきますが、
同じ読み方に対し漢字がいくつもある場合は気を付けたいものです。
そして、当たり前ですが
名前の後に「様」を忘れないように。
どんなに時間が無くても、
名前が合っているか、「様」が付いているかを
送信ボタンを押す前に確認することをおすすめします。
件名は本文の内容を瞬時にイメージできるキーワード
件名を何にするか迷った時は、
本文のメインとなる話題について書くと良いです。
何でも良いと思って、
「お世話になります」とか「○○会社のＸＸです」など、
メールを開く前に
内容が全く想像できないものは避けた方が良いです。
メールの便利な点は、
後からでも内容が確認できること。
しかし、たとえば件名がすべて「お世話になります」だと、
いちいちメールを開いて
内容を確認する手間ができてしまいます。
「お問い合わせ」「見積依頼」「納期確認」など、
短くても良いので
内容に沿った件名を付けることを提案します。
署名があるとコンタクトを取りやすく手間も省けます
メールの終わりには署名を付けていますか？
署名があるとなんだかカッコよく見えますが、
それだけでなく、社名、部署名、フルネーム、
住所、電話番号、ファックス番号、
会社のホームページなど
相手が知りたい情報が詰まっているので
分かりやすく便利なものなのです。
たとえば、メールを送ったけど
電話で話しながら確認したいことがある場合、
署名があれば電話番号が分かるので
いちいち確認しないで済みます。
相手の会社を訪問したり書類を郵送したりする場合も、
住所が分かるので聞く必要がなければ、
教える側もその度に住所を入力する必要が無くなります。
メールには署名を作成するツールがありますので、
あらかじめ作っておいて
いつでも使えるようにしておくと良いです。
いかがでしたか？
「そんなこと知っている」と思うことばかりかもしれません。
しかし、時々見かけることがあるので
再確認のつもりで読んでいただけたらと思いました。
メールの記録が残るというメリットを活かし
逆に残ってしまうからこそ気を付けたいことを挙げました。
参考になればと思います。
