更新日2015/08/06 この記事は約 2 分で読めます。

メールを書く際にひと工夫加えるだけ!大事なことを見逃されない書き方

手紙

相手にメールで伝えたいことを書いて送ったはず。

それなのに、

お願いしたことをやってもらえなかった

返信が無かったなど

期待していた反応が返って来ないこと、ありませんか?

相手がちゃんと読んでくれず

見落としてしまったということですが、

メールにひと工夫加えることで

見落としを防ぐことが可能です。

これから、すぐにでも簡単にできる方法をご紹介しましょう。

文字の色、大きさ、太さを変える

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これだけは伝えておきたいという

単語またはの部分を強調することで、

相手の目に留まる=見落としを防ぎます。

方法としては、

色を変える

文字を大きくする

太字にする

これらの3つが挙げられます。

例えば

「 4月1日(月)の17時までに提出願います。」

この文章を書くとします。

その際重要なことは日時

 

4月1日(月)の17時までに提出願います。

 

4月1日(月)の17時までに

提出願います。

 

4月1日(月)の17時までに提出願います。

 

というような書き方をすることで、

相手に「4月1日の17時まで」という記憶を残しておきます。

いくら強調したいからと言って、

4月1日(月)の17時までに提出願います

語尾に「」マークを付けることは避けた方が良いです。

通常ビジネスメール

「!」は使うものではないという認識を持っている人もいますし、

いくら厳守だからと言っても相手にお願いしているわけなので、

「!」があると相手にとっては、

指示(命令)されているような気分になるかもしれません。

時計

メールは簡潔・読点・改行が大切です

だらだらと文章を書いたのでは、

それだけ見落としポイントが多くなってしまいます。

社名と相手の名前、

それから挨拶は「いつもお世話になります」くらいにして、

読んですぐに何が言いたいか分かるように

簡潔に書いていきます。

だらだらと回りくどい文章は避けた方が良いでしょう。

しかし、ここで気を付けておきたいことが1点。

メールは相手の顔が見えませんので、

いくら簡潔にとは言っても

丁寧に書くことを心がけたいものです。

また、程よい読点や改行

読みやすい文章を書くためにはとても重要。

読点も改行もまったくないと読みづらいですし、

逆に読点や改行だらけでも

相手が何を伝えたいのかが頭に入りにくくなり、

その結果見落としにつながる可能性が出てきます。

パソコン

 送信する前に読み返してみましょう

メール送信ボタンを押した瞬間

相手のもとに送られてしまいます。

伝えたいこと読みやすさを考えながら

送信する前に心の中で読んでみることで

より相手に伝えたいことが伝わります。

メールはいつでもすぐに送れて便利ですし

メールの機能も豊富なので、

せっかくある機能(色、大きさ、太字)を活かして

読みやすいメールを書いていきましょう。

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