更新日2017/04/11 この記事は約 3 分で読めます。

「ホントは教えたくない」一生使える!メールと文章の「超」基礎テクニック

内緒

「これからの就職活動にあたって、会社の人にどうやってメールしたらいいのかな??」
そう思っているあなた。
いろいろなビジネスメールのハウツーは、ネットでも本でもあります。
が、もっと基礎の基礎が抜けていては、持っている知識も台無しです。

メールでのやりとり「超」基礎のポイント5つ

1.改行

簡単なようで、案外できていないのがこの「改行」です。
下記の例を見れば、一目瞭然!

また、文脈を考え、1行あけることも大事です。

【改行なし】
たとえば、こんな文章があったとします。どちらのほうが読みやすいですか?どちらのほうが読む気をそそられますか?実際に見てみるとわかります。
【改行あり・1行空ける】
たとえば、こんな文章があったとします。

どちらのほうが読みやすいですか?
どちらのほうが読む気をそそられますか?
実際に見てみるとわかります。

2.全体の文章のボリュームを少なく端的に

これが一番難しいかもしれません。
ついつい自分の頭の中をそのままアプトプットしそうになります。
読む側は、文章が長ければ長いほど理解に時間がかかりまし、疲れます。

どうやったら短く端的に伝えられる?
紙のメモに箇条書きでいいので書き落とし、自分の外に1回出して可視化(ビジュアル化)みるのが、実は急がば回れて近道です。

3.一文一文をなるべく短く

ひたすら「で」「の」でつなぎ続けている文章、見たことありませんか?
で、結局何が言いたいのか、理解できない!なんてこと、ありませんでしたか?

「センテンス」をみじかくするということは、読んでもらうためにとても大事。
人の振り見て我が振りなおせ。
今一度、見返してみてください。

4.句読点に気をつける

紙に書く
文章の最後に丸をつけることはみんなわかっていますが、読点(読点)をつけるところって、案外意識していないのでは?
ずっと点のない文章は、区切りがわからなくて読んでいる側は疲れます。
ポイントは、普段から意識してみることです。

読点をつける場所のポイントとしては、下記のことに気をつけると良いです。
1.主語の後(~は)
2.接続詞、副詞の後

5.漢字変換する

「いう」と「言う」だったら、後者のほうが意味がすぐわかりますよね。

「ひらがな」より、「漢字」のほうが意味が伝わります。
面倒くさくて「ひらがなでいいや」と思ってしまいます。
でも、表記が漢字であれば、曖昧な意味の場合、前後の文章から推測する手間が省けます。

6.シグニチャー(署名)を入れる

メールの最後に、その人の名前、所属、住所、電話がいつもついているものがありますよね?
それがシグネチャー(署名)です。

どんなメーラーでも、大体自動でシグニチャー(署名)機能をがついています、
Outlook (アウトルック) の場合は、
ツール>オプション>メール形式>署名
から作れます。

就職前だけでなく、ずっと使えるスキルです。

聞くは一時の恥


ただ、社会人を何年もやっている人ならわかるでしょうけど、わからないのが当たり前。
聞くなら早いうちがお勧めです。
聞くは一時の恥、聞かぬは一生の恥。
でも、自分で調べるという「ひと手間」も厭わないように。。