更新日2017/04/13 この記事は約 3 分で読めます。

仕事のスピードはこれで決まる 社会人必須スキルの「メール振り分け術」とは?

時間の振り分け

「あ~あのときのやり取りのメールってどこにあるんだろう!?」
急いで確認したいときに限って、そのメールを探しきれないなんて経験、ありませんか?

「返信したつもりが、していなかった!」
忙しいのどさくさにまぎれて、「メール見ていただけましたか?」の確認の電話がかかってきて慌てふためいた経験、ありませんか?

多くのメールの処理に追われて、本来の仕事の時間が少なくなっているのはあなただけではありません。
では、どうしたらいいのか?
こんな方法があるのです!

メール振り分け術 いろいろなパターン

振り分ける

1.「優先順位順」にフォルダを作る

下記のようなフォルダを作って、手動で振り分けます。

「すぐ」

すぐに返事しなくてはならないもの、相手が待っているもの、がこれにあたります。

「後で」

調べたり確認しないと返事できないものをあわてて返事して間違えたりしたら、かえって二度手間になります。
スピードも大事ですが、正確性・確実性を求められる返信もありますよね。
これが、このフォルダに入れるべきものです。

「残す」

これは、情報として、記録保存が必要なものです。

2.「送信相手」ごとにフォルダを作る

送ってきた人や、プロジェクトに割り振られたメール送信先(例えばreport@など)に分ける方法です。

あなたの手を煩わさない、システマティックなことがこの方法のいいところです。

自分で手動で振り分けると、人間のすることですからどうしてもミスが発生します。
「このフォルダに入れたつもりだったけど、間違えて1つ下のフォルダに入れていた・・」なんてことはなくなります。

「人間はミスをするもの」なのです。
そう思うとこちらの方法がベターです。

優先順位をつける決断力をつけていく「訓練」を

トレーニング

クレーム
緊急対応(お客さんからの急ぎ目の要望)

とにかくこれが大事。

クレームや緊急案件がいっぱいきて「今すぐできない!」という場合は、
件名だけ記載の上「下書き」フォルダに放り込んでおいて、後で対応するという方法もあります。
(ただし、放り込んだことを忘れないように!!)

優先順位をつけるのに、ある人は、手元のメモに件名だけ書いて、それをどんどん消していくやり方をしています。
またある人は、ワードにテキスト(文字・文章)を入力、やり終えたら二重線をして、やり終えたという認識が出来るような対処をしています。

優先順位のつけ方も、訓練していくうちにできてくるようになります。
また、分け方もビジネスマンそれぞれの方法があります。
人に聞いてみるというのもいい方法です。
そんなノウハウこそ共有して、みんなが仕事しやすいようにするのも、会社の利益になるのでは?

そうはいっても、なかなか日々の忙しさにかまけてメールの振り分けルールを決めるなど出来ないもの。

パソコンの引越し時などが、そういうルールを見直す絶好のチャンスです!
あとは、メールを見ている見ていないで揉めたときです。
トラブルがチャンスに変わります。

手間はかかりますが、結局時間の節約になりますので、ぜひ見直しを!

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