更新日2017/05/08 この記事は約 3 分で読めます。

「あ・・こないだやっちゃった・・・」知らないと恥をかくビジネスメールのべからず集

だめ

いまや、ビジネススキルとして必須ともいえるメール。
便利なのでついついこればかりに頼ってしまいがちです。

でも、すべてのパターンで、メールが万能ではないのです。
使い方を間違えると、えらいことになります。

その「さじ加減」ってどんな感じなのでしょうか?

ビジネスメール べからず集

べからず1:緊急の用をメールで終わらせる

電話

メールは相手のペースで認識するツールです。
送ったからといってすぐにメールを見ているとは限りません。
ですので、一刻を争うようなとき、早く知らせたいことがあるときには、メールではなくて電話をしましょう。

べからず2:重要な用件を、メールだけで終わらせる

メールして電話

重要な用件を第一報をメールでするのはいいのですが、メールで投げて終わりだと詳細が伝わりません。

具体的な「重要な用件」のひとつに、「トラブル」が挙げられます。
トラブルに関しては、メールだけで報告というのはNGです。
時間が経てば経つほど報告しずらくなりますし、傷口が開いてしまう可能性もあります。

とはいえ、用件をよく整理して、伝えるほうが余計な手間はかかりません。
なので、どんなことをかを整理して、伝えるツールとしてはメールは優れています。

べからず3:複雑な用件をわかりづらい文章でメールする

また、話のいきさつが複雑なことなどは、自分ではわかったつもりでメールに書き落としても、相手にとって「何じゃこりゃ?」ということが少なくありません。
「そもそものところをコチラが理解していないことをすっ飛ばしてメールをしているな」と思うことは、結構しばしです。

何回も何回も見直していると、時間ばかりたってしまいます。
ある程度のところで見切りをつけて、メールを送った後に、どうでしょうか?と電話でするのが一番確実です。

べからず4:冗長なメール

これは案外やってしまいがちです。
メールが長ければ長いほど、相手の時間を取っているんだということをお忘れなく。
とにかく短く、理解しやすくがモットーです。

メールは万能ではない

ある意味メールのほうが楽なのです。
なぜなら、相手の顔色を伺わなくていいからです。

でも、都合の悪いこと、話づらいことこそ、傷が深くならないうちに連絡しなくてはなりません。
また、わかりづらいことも然りです。

メールのいいところ
・相手が見たいときに見られます
・可視化することで内容が整理できます
・記録に残せる
メールの悪いところ
・即時性はない
・一方通行
・意味のわからないメールは、かえって相手の時間をとることになる
電話のいいところ
・一方通行ではなく双方向ですぐに意思の疎通ができるツール
・相手の声色がわかることで、その話についてどう思っているか推測できる
・そういえば・・などのほかの案件の話が出ることもある
電話の悪いところ
・相手の都合お構いなしにその時間に割ってはいる
・口頭でのコミュニケーションなので言った言わないなど不毛な議論をしなくてはならないケースもある

メールと電話のそれぞれの特性を理解したうえで使い分けられれば、社会人として一人前です。

「あ・・こないだやっちゃった・・・」知らないと恥をかくビジネスメールのべからず集へコメントをする

※メールアドレスは公開されません。