更新日2017/04/10 この記事は約 3 分で読めます。

【できる就活生&社会人はココがちがう!】知っておきたいメールマナーのイロハ

できるね!

ある人事担当の人の話です。
「メールマナーができている人は、本当に少数」
学生がビジネスメールマナーがわかっていないのは、ある意味、致し方ありません。

なぜなら、学生時代にビジネルメールをする機会はないからです。

でも、社会人経験のない就活生にだってできることはあります。
いったいどういうことでしょう?

もらったメールの返信は、早くする/お礼のメールを早くする

ちなみに、社会人になってからもずっとずっと共通するスキルです。

社会人経験のない学生にだってできる「できるヤツ」と思われるメールのポイント

メール

1.もらったメールの返信は、早くする

仕事ができる人ほど、メールの返信は早いのです。
なぜか?
決断を先送りしない習慣がある=仕事が速いからです。
相手からメールをもらったら、お互いに深く知りえてないな相手だからこそ、メールの返信はなるべく早くしましょう。

LINEなどの既読スルーは決断を先送りしているともいえます。
さっさと返事したほうが、もらった側もした側も気持ちがいいと思いませんか?
メールもSNSも見た直後が一番その相手の人のことを考えられるのです。
音楽でいうところの「コールアンドレスポンス(call and response)」
こちらが投げたボールがすぐに帰ってきたほうが、「ウン」とか「スン」とか返してもらったほうが、気持ちがよくないですか?

とにかく感情がフレッシュなときがメール時です。

投げかけた質問や提案に対して、何のリアクションもないのは、決断が遅い人、できない人ととられかねません。
返信が遅いということは、相手の時間を奪っていることにもなりうるのです。

でも、すぐに決められないこともあります。
その場合は、「検討しますので、25日までお待ちください」と具体的な期限を区切って、返信しましょう。

ちなみに、ビジネスでなくプライベートでも一緒です。

2.お礼のメールはすぐにする

お礼の気持ちが一番フレッシュなタイミングでするのが、一番気持ちのこもった文章が浮かびます。
頂き物をしたときは、電話でもメールでもすぐに御礼をすると、相手にとても喜ばれます。

2.誤字脱字を見直す

漢字の変換が間違っていても気がつかないことがあるのが、メールのデメリットです。
案外タイプミスは多いのです。
必ず、一度読み返します。
できたら声に出して詠んでみるともっと間違えを見つける可能性が高まります。

3.集中して書く

集中力がみなぎっていると、間違いが減り、後で見直したときの修正が少なくてすみます。

「あとでやろう」は脳内メモリーの無駄づかい

メモリ
「あれをやらなきゃ」
「これをやらなきゃ」
記憶することに脳のメモリーを使うのはもったいないです。
さっさとやっつけましょう。

また、袖刷りあうも他生の縁で、一度接点があった相手であれば、何かのときに声をかけてもらえます。
気遣いができているあなたであれば、なおさら声をかけようって気になりますよね。

今の時代、仕事の連絡を電話だけで済ますなんてことは、ありえません。
電話は、相手の声色で怒っているとか、気分がいいとかわかりますが、メールは相手の気持ちを慮ることは基本的には難しいのです。
なので、多少の気遣いも大事。
自分がされたらうれしいことという、を念頭にメールというコミュニケーションを楽しんでください!