ビジネスメールで、社内的によく使うのが「連絡メール」です。中でも、ミーティングの開催など連絡するメールは頻繁に使うので、ポイントを覚えておきましょう。
今回は、営業部内で急きょミーティングをする話が持ち上がり、上司の営業部長から営業事務を担当する自分に、部員全員へ開催通知するよう頼まれたとします。
定例のミーティングは、いつものフォーマットで送信するのでそれほど難しくないのですが、急に決まったミーティングだといろいろ押さえておかないといけないポイントが発生します。
緊急性、緊急な理由、重要レベル・・・など文例を紹介しながら解説していきましょう。
目次
受け取る立場になって作文
会議やミーティングが好きな人はあまりいません。特に営業部などは、ミーティングしている時間があるなら顧客をもう一件訪問できるのに、と迷惑がられるのが普通です。
また、実際に参加する段になると、一番気に掛けるのはテーマです。たとえば今月の受注見通しを聞かれるとなれば、それなりの用意をしていかなければならないとか、準備や心構えが要ります。
参加する人が納得して快く時間を割き、参加してくれるように書くにはどうすればいいのか、実際の文例をひとつ紹介して、以下に解説していきましょう。
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連絡メール：実際の文例
発信日：平成〇年2月15日
宛 先：営業部員全員
発信者：営業部事務係〇〇
お疲れ様です。
臨時の営業部ミーティングが、下記の通り開催されることになりましたのでご連絡申し上げます。
今回のミーティングは、先週末に顧客から寄せられた商品クレームに関するもので、営業部として早急な対応が求められています。お忙しいとは存じますが、万障お繰り合わせの上、部員全員のご出席よろしくお願いいたします。
記
日 時：平成〇年2月27日 17時00～18時00
場 所：Ｂ会議室
対象者：営業部員全員
議 題：製品（型番：Ｋ23-2）クレームへの対応策
追 記：①今年度の販売個数を各課の課長はまとめて当日提出のこと。
②当日、都合のつかない人は営業事務〇〇（内線：２８０）までご連絡下さい。
以 上
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連絡メールのポイント
一番のポイントは、件名の冒頭にある「臨時」で、今回の緊急性がまずわかるようにします。
営業部に限らず、社内では様々なメールが飛び交い、受け手側からすると件名を見て開くか開かないかを判断してしまう場合もあります。もしこの件名を、「営業部ミーティング開催の件」とすると、「ああ、いつものヤツか」ぐらいに思って内容を見ようとしないメンバーがいるかもわかりません。
日時・場所・対象者はもちろん必須ですが、議題を明記しておいてあげると、「臨時」の意味をさらに理解してくれます。
そして、最後に「追記」として、当日の準備することを書いて注意を促したり、出欠確認の連絡がとれる一文を書きます。
連絡メールのまとめ 基本は５Ｗ１Ｈ
連絡メールは、ビジネスの基本「ホウ・レン・ソウ」のうち、「連絡」に相当するものです。５Ｗ１Ｈをはずさないことを基本に、それぞれのケアポイントを押さえます。
②Ｗhere （どこで）Ｂ会議室
③Ｗhat （なにを）臨時営業ミーティング
④Ｗhy （なぜ）顧客クレームによって緊急性が生じた
⑤Ｗho （だれが）営業部員全員
⑥Ｈow （どのように）対策を講じるために集合する
いかがでしょうか。口では簡単に５Ｗ１Ｈと言っても、いざ書いているとついうっかり大事な項目を漏らしがちですので、送信をかける前に、今一度必ずチェックしたい点です。
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