ビジネスメールの基本「ホウレンソウ」の”レン”は連絡メール

ビジネスメールで、社内的によく使うのが「連絡メール」です。中でも、ミーティングの開催など連絡するメールは頻繁に使うので、ポイントを覚えておきましょう。

今回は、営業部内で急きょミーティングをする話が持ち上がり、上司の営業部長から営業事務を担当する自分に、部員全員へ開催通知するよう頼まれたとします。

定例のミーティングは、いつものフォーマットで送信するのでそれほど難しくないのですが、急に決まったミーティングだといろいろ押さえておかないといけないポイントが発生します。

緊急性、緊急な理由、重要レベル・・・など文例を紹介しながら解説していきましょう。

受け取る立場になって作文

会議やミーティングが好きな人はあまりいません。特に営業部などは、ミーティングしている時間があるなら顧客をもう一件訪問できるのに、と迷惑がられるのが普通です。

また、実際に参加する段になると、一番気に掛けるのはテーマです。たとえば今月の受注見通しを聞かれるとなれば、それなりの用意をしていかなければならないとか、準備や心構えが要ります。

参加する人が納得して快く時間を割き、参加してくれるように書くにはどうすればいいのか、実際の文例をひとつ紹介して、以下に解説していきましょう。

連絡メール：実際の文例

連絡メールのポイント

一番のポイントは、件名の冒頭にある「臨時」で、今回の緊急性がまずわかるようにします。

営業部に限らず、社内では様々なメールが飛び交い、受け手側からすると件名を見て開くか開かないかを判断してしまう場合もあります。もしこの件名を、「営業部ミーティング開催の件」とすると、「ああ、いつものヤツか」ぐらいに思って内容を見ようとしないメンバーがいるかもわかりません。

日時・場所・対象者はもちろん必須ですが、議題を明記しておいてあげると、「臨時」の意味をさらに理解してくれます。

そして、最後に「追記」として、当日の準備することを書いて注意を促したり、出欠確認の連絡がとれる一文を書きます。

連絡メールのまとめ　基本は５Ｗ１Ｈ

連絡メールは、ビジネスの基本「ホウ・レン・ソウ」のうち、「連絡」に相当するものです。５Ｗ１Ｈをはずさないことを基本に、それぞれのケアポイントを押さえます。

いかがでしょうか。口では簡単に５Ｗ１Ｈと言っても、いざ書いているとついうっかり大事な項目を漏らしがちですので、送信をかける前に、今一度必ずチェックしたい点です。