Facebook、LINEなどいろいろなコミュニケーションツールが増え、社会人も職種によってはあれこれ使い分けているのでは？
しかし、未だにビジネスの場合、基本はメールです。
意外に落とし穴になっている点をしっかり改めましょう。
ビジネスメールのマナーで必要なこと
１、まず相手の登録の方法です。
パソコンのメールの場合は、自分のアドレス登録がそのまま相手に送信されてしまいます。つまり「ラク会社 山田」と登録すると、自動的に呼び捨てで送信されてしまうのです。
ビジネスメールとして登録するアドレスは必ず肩書きや敬称をつけておきましょう。「ラク会社 山田様」です。
上司の場合も名前だけではなく「総務、山田課長」とつけておく方が良いですね。
２、レスは早く＆Reを必ず使うこと
メールの場合、既読表示が出ません。リアクションがないと、相手としてはかなり困るのです。「主旨承りました、手が空き次第、こちらからメールにて連絡します」などとりあえず返事をしておきましょう。
この場合、メール、電話など自分から連絡する場合のツールも明記した方がいいですね。
またRe機能は必ず使いましょう。本来はせいぜい2往復というのがマナーのようですが、長いプロジェクトなどの場合、しばらく集中的に相手とのやり取りが続くことがあります。
その際、過去履歴を消してしまっては、仕事に支障をきたすこともあります。
絶対に消さないようにしましょう。
３、基本テンプレートはこれ
まず会社名、部署名、本人の名前を冒頭に書くのがマナーです。
いつもやり取りをしていると、ルーズになりがちですが、本人の名前は記載しましょう。
拝啓、敬具など事項の挨拶は要りません。またメールの末尾に署名を入れておきましょう。メールの最後に使う「氏名、所属先、メールアドレス～」などが記載された署名テンプレートがありますが、業務用メールが多い場合は、作っておくと、相手に対して親切です。
署名の作成方法は以下を参考にしてください。やや引用したバージョンが古いので、表示などは少し異なります。
http://email.chottu.net/usability/signature.html
拝啓などが要らない代わりに必ず「お世話になっております」「お疲れさまです」という言葉は書きましょう。
件名は必ず書きましょう。ビジネスライクで具体的な表記が1番親切です。
「7月3日の打ち合わせのご相談」など、詳しい日付などを入れておくのがポイントです。
また最近はウィルス添付ファイルも多いですよね。ファイルを添えた場合は、件名に「書類ファイル付き」などと書いておく方が安心です。
さて次は、実際の文章を見て行きましょう
まず結論！お礼！謝罪！
この3点セットです。
メールの文章の特徴は簡潔なことです。
必要な事項をきちんと伝えることです。
結論の場合、例えば「原稿をアップしました」をまず書くことですね。
補足はそのあとです。実はこの「原稿をアップ」もやや問題がありまして、場合によっては「時刻や原稿の内容」を明記する必要もあります。
お礼は、言われて嫌なことはありません。何か手助けを少しでもしてもらった場合は「先日はありがとうございました。大変助かり、スムーズに訂正が出来ました」などです。少しオーバーに書くのが大事です。
それと同時に出来れば「どう助かったのか」も簡潔に書いておけば、相手に対する説得力も違いますね。
さて最後の謝罪ですが、これは日本の場合はまず謝りましょう。
心中ひそかに「相手の指示が悪い・・」と思ったとしても、結果の非は自分にあるのです。謙虚に謝り、より精進する姿勢があれば、相手も好感を持ってくれます。
この辺りは筆者もまだまだ修行中です・・・。
ビジネスメールの先にある英文メール
ネット自体、基本的に米国発祥ですので、テンプレートは変わりません。
まず結論ですが、その後がやや違います。
非を認めることも大事ですが、なぜそう言う状況になったのか、そう言う解決方法があるのか、そして相手に具体的にどういう行動をとって欲しいのか、という事実関係、その後の状況改善を理詰めで書きます。
相互で解決していく文化なのですね。情緒面＝「申し訳ありません」を連呼するより「どうしたら、この事態を改善できるのか」です。
つまり、日本語のメールで結論や事実関係を順序立て、相手の立場に立って説明するようにしていれば、英語メールのハードルはかなり低くなるのです。
まとめですが、ビジネスといえども、相手は個人、場合によっては趣味の話題や「先日の雨は大丈夫でしたか？」という手紙文のような文章を入れた方が言い関係を築ける場合もあります。
基本をしっかり身につけた上で、ケースバイケースの応用をしましょう。
