これだけはおさえておきたい！メールひとつで用件を済ませるスマートな書き方

仕事において、取引先や仲間と連絡を取る場合の手段は、電話、FAX、メールの３つがあります。

メールは非常に便利なツールです。電話やFAXと比べると、コストが掛からない、記録を残しておけるなどと言ったメリットもあります。

そのメールを使い、メールひとつで用件を済ませるスマートな書き方をご紹介します。

メールはなるべく一度で済ませる

まず一つ目に挙げるスマートな書き方は、「相手の知りたい情報をひとつのメールに収める」ことです。

メールを送る前に文章を見直し、相手に伝えたい情報がすべて書かれているかを確認します。そして次に、相手があなたのメールに対して質問をしてくるかどうかを考えます。

注文に対するお礼のメールを送っただけの場合、相手は納期を知りたいかもしれませんし、商品名だけを書いて見積依頼をしたり発注したりする場合、数量が一つかもしれませんしそれ以上の可能性もあります。

まずは自分の伝えたいことをすべて書いたか、そして相手が質問してくるようなことはないかを確認しましょう。せっかくメールを送っても、情報不足のために結局その後電話で確認をすることになった・・・ということのないようにしたいものですね。

二つ目は、「あいまいな表現を避ける」ことです。

例えば、来週や来月など先のことは予定が分からない場合もありますが、いつになれば予定が分かるのか、そして相手が知りたいことを相手から催促される前に連絡をしておきたいものです。

また、断りづらい用件に関しては、「検討させていただきます」と濁すよりも、時間短縮のためにはっきり断るか、早いうちに「先日検討させていただきましたが・・・」とお断りの連絡を入れるようにします。

このようにあいまいな表現を使うことで、メールのやり取りが増える、時間がかかる、確認のために電話を用いることがあると言った手間が増えますので、相手に疑問を残さないような内容に配慮することでスマートなメールに仕上がります。

そして三つ目は、「だらだら書かない」ことです。メールの場合、相手の顔が見えませんし声も聞こえません。

メールだけが頼りになるわけですが、丁寧に書くのは社会人として基本とは言っても、丁寧に書き過ぎて文章を読むのが面倒にならないよう、相手に伝えたいことを簡潔にまとめて書き、その前後に「いつもお世話になります」「よろしくお願い致します」などと書き加えましょう。

だらだらと長く書くことで、肝心なことを読み落としてしまう可能性があります。適度な改行を使いながらメールをシンプルにまとめましょう。

いかがでしたか？メールのスマートな書き方についてご紹介してきました。

自分が伝えたいことを簡潔に伝えるのは大切ですが、メールを受け取る側の立場になって、送る前に自分のメールを読み返してみましょう。

相手にとっての読みやすさを意識することで、より読みやすい・分かりやすいスマートなメールを書くことができます。メールを送る際は本記事を参考にしてみてください。