更新日2014/06/25 この記事は約 5 分で読めます。

外出先でもOfficeデータを確認 Dropboxの効果的な使い方

アイキャッチ

はじめに

外出先で急遽資料を確認しなければならなくなった、という経験をされた方はかなり多いのではないでしょうか。

関係各部署が示し合わせて、例えばEvernoteの利用で統一化するなどしていれば問題はないのかもしれませんが、なかにはEvernoteの使い方がわからない、せっかくExcelで作ったのにいちいち変換するのが面倒…云々かんぬんというのが現実でしょう。

だいたいの現場においては、Office系、特にWordとExcelは統一して使用されているようなので、取り急ぎこれをそのまま見られれば何とかなります。

とは言っても、重いノートPCを持ち歩くのは…しかもそれが内容の確認程度だったらなおさら、さらに、せっかくiPhoneやiPadなどのツールができて身軽になったと思ったのに…と嘆く方もまた一方に。

メール添付でiPhoneに送られても開けない。

そこで登場するのが、「Dropbox」です。

Dropboxのインストール

「Dropbox」は、Windows、Macはもちろん、どちらの形式のスマートフォンでも利用することができるオンライン・ストレージサービスです。

いわばクラウド形式での大きな共有ファイルといったところでしょうか。

通常のドキュメントデータのみならず、動画や写真などのやりとりもすることができます。

Dropboxは、使用するクライアント端末にそれぞれインストールする必要があります。

まずはPC版をダウンロードします。

ダウンロードする

「無料ダウンロード」をクリックすると、ダウンロードが始まります。

dropboxダウンロード1

Dropboxダウンロード2

「実行」をクリックします。

Dropboxダウンロード3

「ダウンロード」が始まります。

Dropboxダウンロード5

「ダウンロード」が終了すると、「設定」が立ち上がりますので、左下の「登録」をクリックします。

Dropboxダウンロード7-1

必要事項を入力します。

メールアドレスは普段使用しているもの。

パスワードは任意の内容を設定します。

入力し終えたら、「利用規約に同意します」をクリックし、内容を確認したうえでチェックを入れ、「登録」をクリックします。

Dropboxダウンロード9

登録したメールアドレスとパスワードが表示されますので、「ログイン」をクリックします。

Dropboxダウンロード10

これでインストールは終了です。

「Dropboxフォルダを開く」をクリックします。

Dropbox11ダウンロード完了

「Dropbox」フォルダの中身が表示されます。

ここにドラッグしたりコピーアンドペーストすることで、データを共有化できます。

Dropbox12フォルダ

以上でPC版のインストールは完了です。

デスクトップにDropboxのエイリアスが出来ています。

Dropboxエイリアス

ダウンロードする

続いてiPhone版Dropboxをダウンロードします。

iphone-Dropbox1

ダウンロードする

既にPC版で登録が完了しているので、「ログイン」をタップします。

iphone-Dropbox2

「メールアドレス」と「パスワード」に先ほどPC版で登録した内容を入力してログインします。

iphone-Dropbox3

ログインすると「カメラアップロード」の画面が最初に表示されます。

自動で写真をDropboxにアップロードする設定するかどうか聞いてきますが、ここでは「キャンセル」しておきます。

iphone-Dropbox4

iPhoneにDropboxのフォルダがつくられます。

すでにPC版でデータを入れていれば、それも表示されます。

iphone-Dropbox5

これが表示されればiPhoneへのインストールは終了です。

ダウンロードする

Dropboxを介してデータを確認する

さて、肝心のOffice系データの確認ですが、データ自体は先ほど書きましたように、PC側のDropboxにドラッグ等すればOKです。

Dropbox16のWordコピー2

PC側でこのように表示されるWordデータをiPhone側で見てみましょう。

上記のように、PC側Dropboxからデータを入れておきます。

Dropbox15へのWordコピー用データ

iPhone側Dropboxを立ち上げます。

対象となる「文書2」をタップします。

iphone-Dropbox6

以下のように表示されます。

だいたいの内容と体裁をみられます。

ドキュメント表示もピンチインしんりアウトして拡大・縮小が可能です。

iphone-Dropbox7

Excelデータの場合は以下のようになります。

Dropbox13へのExcelコピー

iphone-Dropbox8

WordやExcelで内容をみる程度ならこれで十分かと思いますが、PowerPointなどの場合には不具合が起きることもあります。

PCで開いたPowerPointデータは以下のようになりますが

PowerPoint画面

PowerPoint画面2

これをそのままDropboxで開くと、文字体裁が違ってきたり

パワポiPhone1

文字が飛んだりします。

パワポiPhone2

このような場合にも対処できるツールとして、マイクロソフト社からiPhone・iPad版のOfficeが無料で提供されています。

「Microsoft Office Mobile」がそれです。

「Office Mobile」のダウンロード

Office mobile

このアプリをダウンロードしておけば、このPowerPointデータも

パワポiPhone3

文字も飛ばずに表示されます。

パワポiPhone4

こちらをダウンロードするのは少々難点があります。

先に「マイクロソフトアカウント」と登録しておかなければいけないのですが、いきなりApp Storeからダウンロードして、そこから先に進めない方も多いようですので注意です。

まず「マイクロソフトアカウント」を登録します。

PC、iPhoneどちらからでもOKです。

アカウント登録ページへ

iPhoneの場合

Microsoftアカウント登録画面

PCの場合

ユーザー名のところにiPhoneで使用しているメールアドレスを入力します。

パスワードは任意で決めて入力します。

アカウント登録1

アカウント登録2

アカウント登録3

必要事項を入力したらアカウントの作成をクリックして登録します。

アカウント登録ページへ

続いて、iPhoneで「Office Mobile」をダウンロードします。

Office mobile

 

ダウンロードする

「使用開始」をタップします。

 OfficeMobile3

「ユーザー名」にはアカウント登録したメールアドレスを入力します。

「パスワード」は設定したものを入力して、サインインをタップします。

OfficeMobile3

メールアドレスの再確認を促す表示がでますので、「メールの再送信」をタップします。

OfficeMobile4

iPhoneの指定アドレスにMicrosoftよりメールが送信されてきますので、「『指定したアドレス』の確認」ボタンをタップして登録を完了します。

OfficeMobile5-1

これで「Office Mobile」が使用できるようになります。

Office Mobile6

 

ダウンロードする

「Microsoft Office Mobile」を使いDropbox内のOfficeデータを開くには、まず対象データをタップして開いたら、左下のアイコンのアイコンをタップします。

パワポiPhone1-1

下から「AirDrop」フィールドが上がってきますので、下段の「このアプリで開く」をタップします。

MobileOffice7

開くことができるアプリが表示されるので、「Microsoft Office Mobile」のアイコンをタップします。

MobileOffice8

「Office Mobile」でデータが開かれます。

パワポiPhone3

 

このように、「Dropbox」と「Office Mobile」を連携させることにより、外出先でも重いノートPCを持つことなく、Officeデータの確認ができるようになります。

「Office Mobile」はiPhone上から内容訂正なども可能です。

数文字程度のものなら便利ですが、大きく直すような場合はやはりPCで行った方が早いといえます。

それぞれツールを使い分け、ビジネスの効率化につながることを期待します。

 

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