送別と歓迎の会社イベントー「歓送迎会」の案内メール

会社の中で行う歓送迎会は、お世話になった方への感謝や、新たに迎える方へ歓迎の意を表すという大事なイベントです。

お世話係を任された以上、歓送迎される方はもちろん、関連する人たちも楽しい時間が過ごせるようしっかりと案内メールを送ってあげなければなりません。

案内する項目に漏れがないか、各項目ではずしてはいけないポイントはどこかなど、具体的な「案内メール」の出し方について解説したいと思います。

また、最後には歓送迎会の「目的別の案内文例」をまとめましたので参考にして下さい。

歓送迎会の案内メールのポイント

歓送迎会の案内メールではずしてはいけない大事な項目を上げ、それぞれ説明していきましょう。

①日時

どんな案内も日時が大事なのは当たり前なのですが、歓送迎会の場合、歓迎・送別される主役の日程押さえから、職場の業務予定との関係チェックまで、日程の確定と発信には最大の注意を払います。残業となるかもしれない日に歓送迎会を入れてしまってはヒンシュクものです。

②場所

歓送迎会では、場所はたくさんの人が参加してもらうために大切な要素です。簡単な場所紹介のコメントを入れたり、会社からどれぐらいの距離かわかるようにしておくと安心されます。

③歓迎・送別それぞれの具体的な内容

趣旨は「送別」と「歓迎」なので、それぞれ誰が職場から異動となり出ていく人（送別）か、また誰が新たに入ってくる人（歓迎）なのかをしっかり把握して発信します。（対象者がたくさんの場合は無理ですが、少数の場合はメールに対象者の名前を書きます。

④出欠連絡の方法

参加人数の確認は、当日の運営や会費徴収などに影響するので、確実にしておかないと幹事が困ります。返事の連絡先と期限を忘れずに書きます。

そのため、余裕をもって１ヶ月前ぐらい前の発信を心掛けます。

⑤参加費

これは参加する人の心づもりのために絶対必要です。注意したいのは、歓送迎の対象者から会費を徴収しない場合、同じメールで案内してしまうと金額がわかり失礼にあたります。（そもそも案内メールの趣旨文は、歓送迎される対象者向けにはなっていません。もう１種類のメールが必要ということです。）

実際の案内メールの文例

[amazonjs asin=”B06XGH2C6B” locale=”JP” title=”【新版】メールビジネスの教科書”]

歓送迎会の目的別参考文例集

以上は基本的な形ですが、歓送迎会と言っても目的毎にさまざまなバリエーションがあります。最後に、人事異動にからめた目的別の案内メール文章例を紹介しておきましょう。

＜定年退職送別会＞

この度、我々の大先輩で長年お世話になった〇〇さんが、４月１日付けでご退職されることとなりました。
つきましては、下記の通り「ご定年退職送別会」を開催し、〇〇先輩を感謝の気持ちでお送りしたいと思います。皆様方のご出席をお待ちいたしております。

＜新入社員歓迎会＞

今年もフレッシュな新入社員がわれわれ営業部に２名配役されることになりました。
つきましては、恒例の「新入社員歓迎会」を開催して、営業部全員であたたかく迎えてあげたいと思います。今年は、１年先輩の〇〇君が幹事を担当します。
皆様のご参加をお待ちしております。

＜海外勤務壮行会＞

この度の人事異動で、われわれの上司である〇〇課長がニューヨーク支店に赴任されることとなりました。
これまでお世話いただいたお礼と、今後のご活躍を祈念して下記の通り、
「〇〇課長壮行会」を開催いたします。
皆様方のご参加をお待ちいたしております。

＜ご結婚退社送別会＞

この度○○さんが、めでたくご結婚され３月末日をもってご退職されることとなりました。
〇〇さんは当部門で営業事務係として６年間勤められみんなを支えてくれました。最後に送別会を開き彼女の前途を祝ってあげたいと思いますので、みなさまのご参加よろしくお願いします。
[amazonjs asin=”4756914292″ locale=”JP” title=”言いたいことが確実に伝わる メールの書き方 (アスカビジネス)”]