更新日2017/04/05 この記事は約 3 分で読めます。

【言葉の使い方、間違えてない?】上司からのメールの返信のイロハ

メール

まだ働き始めて間もないあなた。
仕事をしていれば、上司からメールで仕事を依頼をされることもあります。

お客さんでもないし、同僚でもないし、ちょうど中間的な位置の上司。
あんまりにも慇懃無礼(いんぎんぶれい)だとおかしいですし、カジュアルすぎてもまずいのかも・・・。
悩ましいところですね。
さあ、どうやって返信すればいいのでしょうか?

どうやったらいいの?上司から来たメールの返信のポイント 5つ

メール

1.文頭は相手の名前から

ベッキーやアウトルックなどのメーラーの「アドレス帳」からアドレスを引用してメールするのに、どうして相手の名前を入れるの?と思いますよね。
しかし、メールには「誤爆」というのがあるのです。
その人に送ったつもりでも、ぜんぜん違う人に送っているという「誤爆」です。
人間ですから、間違いをするのは致し方ないことです。
ある意味、織り込まなくてはいけません(そうすると、ミスをしたときの焦り加減が違います)
なので、間違えて送った場合、相手が「送信先を間違えメールだ」と気がつくことができます。
ですのでメールは「相手の名前」から入力し始めます。

これはファックスでも同じことが言えますので応用してください。

2.書き出しは「お疲れ様です。○○です」

「ご苦労様」はNG。
これは、目上の人が部下をねぎらうための言い回し。
似ているので、ついつい使いたくなってしまうかもしれませんが、ニュアンスが違うので気をつけてください。

3.引用文に返信するのが一番わかりやすい

どの指示に対しての返事なのかをわかりやすくするために、下記のような表示方法をにします。

>□□カンパニーの発注について、○○の手配を進めてください。

承知いたしました。
□□カンパニーの発注の件、こちらで進めます。

仕事の依頼が複数の場合はなおさらです。
文字だけで正確に伝達するのは、思っている以上に難しいので、細心の注意が必要です。

4.イエスの場合:承知しました

「了解しました」よりも、「承知しました」こちらのほうが丁寧で、相手の気分がいいです。
「承知いたしました」にすれば、お客さんとのメールにも使える言い回しにグレードアップします。

5.ノーの場合:申し訳ありませんが~」「恐れ入りますが」「大変恐縮ですが」

できないことの場合、理由を述べた上できちんと断ります。

返信は、わかりやすく&端的に&短く

わかりやすい
仕事のメールです。
なので、相手の時間をとらないように、返信は、わかりやすく&端的に&短くしましょう。
長いメールは読んで理解するのに時間がかかり、相手の時間を奪うことになります。

自分の頭の中身を整理して、「相手がわかっている範囲」と「自分のわかっている範囲」は違うとよくよく認識してメールしましょう。

そして、冗長なメールは、仕事ができないと思われます。

また、もらった相手が気持ちよく思えるメールを心がけましょう。

「その判断基準はどうしたらいいんだろう?」
確かにそう思いますよね。
どんな風なメールなら気分がいいか?想像してみてください。
それが答えです。
また、それが思いつかない場合は、誰かに言われてうれしかった言葉を思い出してください。
どうしてその言葉が記憶に残るくらいうれしかったのか?を考えると、その答えは見つかると思います。

あくまでもコミュニケーションのツールです。
あまり肩肘張る必要もありませんが、仕事が円滑に進むよう心がけてメールしたいですね。